От запитването до офертата в един чат

Най-скъпият момент в деня на бизнеса не е работата, а преходите: от запитване до отговор, от час до оферта, от поръчка до фактура. На всеки преход нещо се преписва, забравя, отлага. Това ръководство минава през типичен случай (водопроводчик, ремонт на баня) и показва какво става на всеки преход.

Понеделник, 09:12: запитването

През формуляра на уебсайта: „Здравейте, искаме да ремонтираме банята, около 8 м², душ на нивото на пода, среща за оглед? Семейство Мюлер, Грац.“ NEVYLO създава контакта (проверка за дубликати: няма), разпознава категорията „Запитване: ремонт на баня“ и пише отговор в тона на фирмата с две предложения за среща от календара.

Изпращането е среден риск. Фирмата има правилото „Отговори на стандартни запитвания с предложение за среща автоматично“, така че отговорът излиза в 09:14. Без правилото щеше да чака в Briefing за одобрение.

Вторник: срещата

Г-жа Müller потвърждава четвъртъка по имейл. NEVYLO записва часа, потвърждава на клиентката и слага напомняне за сряда вечер, за двете страни. В контакта вече пише: запитване, отговор, час.

Четвъртък, 17:40: офертата от колата

След огледа в чата: „Оферта Müller, баня както говорихме, душ без корито, плочки по мостра, санитария стандарт, дванадесет хиляди и четиристотин нето, начало октомври, три седмици.“

NEVYLO прави офертата от каталога с услуги на фирмата: позиции, единици, данъчна ставка от профила, условия на плащане от шаблоните, адрес от контакта. Където нещо липсва, пита: „Пакетът плочки „Мостра“ го няма в каталога. Да го добавя ли като позиция за 2.100 €, както в последната подобна оферта?“ Едно „Да“ стига.

12 400 € е над прага от 5000 €: висок риск, винаги одобрение. Картата за одобрение показва: Какво (оферта AN-2026-0142 за семейство Müller), Защо (твоята поръчка от днес, 17:40), Къде (имейл), Данни (контакт, позиции, сума), Разходи (няма), Отмяна (офертата може да се анулира, изпратен имейл не), Кой (собственикът). Едно докосване в колата и офертата е при клиента.

Седмицата след това: напомняне без неудобство

Правило във фирмата: „След 7 дни без отговор на офертите учтиво напомни, покажи ми съобщението.“ В следващия четвъртък в Briefing стои: „Офертата за Мюлер без отговор, съобщението за напомняне е подготвено.“ Шефът чете, сменя едно изречение и пуска. Г-жа Мюлер отговаря същия ден: поръчка.

Октомври: поръчка, фактура, плащане

„Мюлер се съгласи, начало 6 октомври.“ NEVYLO превръща офертата в поръчка, блокира три седмици в календара, създава авансовата фактура (правило: 30 % при поръчка) и я изпраща след одобрение с линк за плащане. След предаването: „Окончателна фактура за Мюлер, като офертата, допълнителна работа контакт 180 нето.“ Фактура, ДДС, PDF, одобрение, изпратено.

Постъпилото плащане NEVYLO отчита автоматично през линка за плащане или ти казваш „Мюлер преведе парите“. Ако плащането не дойде, фактурата се появява в Briefing след срока за плащане, а напомнянето чака одобрение, защото излиза навън.

Какво не се случи тук

Никой не преписа адрес. Никой не копира оферта в Word от стара. Никой не забрави да напомни. И нищо, свързано с пари, не излезе навън без шефа. Шест прехода, един чат, всичко в Audit-Log, а счетоводителката получава в края на месеца чисти данни. Данъчно тя пак трябва да ги провери; NEVYLO не е данъчен консултант.