Von der Anfrage zum Angebot in einem Chat

Der teuerste Moment im Alltag eines Betriebs ist nicht die Arbeit selbst, sondern die Übergänge: von der Anfrage zum Rückruf (bald), vom Termin zum Angebot, vom Auftrag zur Rechnung. An jedem Übergang wird abgetippt, vergessen, verschoben. Dieser Ratgeber geht einen typischen Fall durch (einen Installateur, eine Badsanierung) und zeigt, was an jedem Übergang passiert.

Montag, 09:12: die Anfrage

Über das Website-Formular: „Hallo, wir möchten unser Bad sanieren, ca. 8 m², bodengleiche Dusche, Termin für Besichtigung? Familie Müller, Graz.“ NEVYLO legt den Kontakt an (Dublettenprüfung: keine), erkennt die Kategorie „Anfrage: Badsanierung“ und entwirft eine Antwort im Ton des Betriebs mit zwei Terminvorschlägen aus dem Kalender.

Senden ist mittleres Risiko. Der Betrieb hat die Regel „Antworten auf Standardanfragen mit Terminvorschlag automatisch“, also geht die Antwort um 09:14 raus. Ohne die Regel läge sie im Briefing zur Freigabe.

Dienstag: der Termin

Frau Müller bestätigt per Mail (bald) den Donnerstag. NEVYLO trägt den Termin ein, synchronisiert mit dem Google-Kalender (bald) des Chefs, bestätigt der Kundin und legt eine Erinnerung für Mittwochabend an, für beide Seiten. Im Kontakt steht jetzt: Anfrage, Antwort, Termin, alle Mails (bald).

Donnerstag, 17:40: das Angebot aus dem Auto

Nach der Besichtigung eine Sprachnachricht (bald): „Angebot für Müller, Badsanierung wie besprochen, bodengleiche Dusche, Fliesen laut Muster, Sanitär Standardpaket, zwölftausendvierhundert netto, Beginn Oktober, drei Wochen.“

NEVYLO erstellt das Angebot aus dem Leistungskatalog des Betriebs: Positionen, Einheiten, Steuersatz aus dem Profil, Zahlungsbedingungen aus den Vorlagen, Anschrift vom Kontakt. Wo etwas fehlt, fragt es nach: „Fliesenpaket ‚Muster‘ ist nicht im Katalog. Soll ich es als Position mit 2.100 € anlegen, wie im letzten ähnlichen Angebot?“ Ein „Ja“ genügt.

12.400 € liegt über der Schwelle von 5.000 €: hohes Risiko, immer Freigabe. Die Freigabekarte zeigt: Was (Angebot AN-2026-0142 an Familie Müller), Warum (Sprachnachricht (bald) von heute 17:40), Wo (E-Mail), Daten (Kontakt, Positionen, Summe), Kosten (keine), Rückgängig (Angebot kann storniert werden, gesendete E-Mail nicht), Wer (Inhaber). Ein Tipp im Auto, und das Angebot ist beim Kunden.

Die Woche danach: nachfassen ohne Peinlichkeit

Regel im Betrieb: „Angebote nach 7 Tagen ohne Antwort freundlich nachfassen, Nachricht zeigen.“ Am folgenden Donnerstag liegt im Briefing: „Angebot Müller unbeantwortet, Nachfass-Nachricht vorbereitet.“ Der Chef liest, ändert einen Satz, gibt frei. Frau Müller antwortet am selben Tag: Auftrag.

Oktober: Auftrag, Rechnung, Zahlung

„Müller hat zugesagt, Start 6. Oktober.“ NEVYLO wandelt das Angebot in einen Auftrag, blockiert drei Wochen im Kalender, legt die Anzahlungsrechnung an (Regel: 30 % bei Auftrag) und schickt sie nach Freigabe mit Zahlungslink (bald). Nach der Übergabe: „Schlussrechnung Müller, wie Angebot, Mehrarbeit Steckdose 180 netto.“ Rechnung, USt, PDF, Freigabe, gesendet.

Zahlungseingang erfasst NEVYLO über den Zahlungslink (bald) automatisch oder du sagst „Müller hat überwiesen“. Bleibt sie aus, steht die Rechnung nach dem Zahlungsziel im Briefing, und die Erinnerung wartet auf Freigabe, weil sie nach außen geht.

Was hier nicht passiert ist

Niemand hat eine Adresse abgetippt. Niemand hat ein Angebot in Word aus einem alten kopiert. Niemand hat vergessen nachzufassen. Und nichts ist ohne den Chef nach außen gegangen, was Geld betrifft. Sechs Übergänge, ein Chat, alles im Audit-Log, und die Steuerberaterin bekommt am Monatsende saubere Daten. Steuerlich prüfen muss sie sie trotzdem; NEVYLO ist keine Steuerberatung.