Od zapytania do oferty w jednym czacie

Najdroższy moment w życiu firmy to nie sama praca, tylko przejścia: od zapytania do odpowiedzi, od wizyty do oferty, od zlecenia do faktury. Na każdym przejściu coś się przepisuje, zapomina, odkłada. Ten poradnik przechodzi przez typowy przypadek (hydraulik, remont łazienki) i pokazuje, co dzieje się na każdym przejściu.

Poniedziałek, 09:12: zapytanie

Przez formularz na stronie internetowej: „Dzień dobry, chcemy wyremontować łazienkę, ok. 8 m², prysznic bez brodzika, czy jest możliwa wizyta na oględziny? Rodzina Müller, Graz.” NEVYLO zakłada kontakt (sprawdzenie duplikatów: brak), rozpoznaje kategorię „Zapytanie: remont łazienki” i przygotowuje odpowiedź w tonie firmy z dwiema propozycjami wizyt z kalendarza.

Wysłanie to średnie ryzyko. Firma ma regułę „Odpowiedzi na standardowe zapytania z propozycją wizyty automatycznie”, więc odpowiedź wychodzi o 09:14. Bez tej reguły leżałaby w briefingu do zatwierdzenia.

Wtorek: wizyta

Pani Müller potwierdza mailem czwartek. NEVYLO wpisuje wizytę, potwierdza klientce i ustawia przypomnienie na środę wieczorem, dla obu stron. W kontakcie jest teraz: zapytanie, odpowiedź, wizyta.

Czwartek, 17:40: oferta z samochodu

Po oględzinach zdanie na czacie: „Oferta dla Müller, remont łazienki jak ustalono, prysznic bez brodzika, płytki wg wzoru, sanitariaty standard, dwanaście tysięcy czterysta netto, start w październiku, trzy tygodnie.”

NEVYLO tworzy ofertę z katalogu usług firmy: pozycje, jednostki, stawka podatku z profilu, warunki płatności z szablonów, adres z kontaktu. Gdzie czegoś brakuje, dopytuje: „Pakietu płytek ‚Wzór’ nie ma w katalogu. Mam go dodać jako pozycję za 2.100 €, jak w ostatniej podobnej ofercie?” Wystarczy „Tak”.

12 400 € to powyżej progu 5000 €: wysokie ryzyko, zawsze zatwierdzenie. Karta zatwierdzenia pokazuje: Co (oferta AN-2026-0142 dla rodziny Müller), Dlaczego (twoje polecenie z dziś, 17:40), Gdzie (e-mail), Dane (kontakt, pozycje, suma), Koszty (brak), Cofnięcie (ofertę można anulować, wysłanego e-maila nie), Kto (właściciel). Jedno dotknięcie w aucie i oferta jest u klienta.

Tydzień później: przypomnienie bez niezręczności

Reguła w firmie: „Po 7 dniach bez odpowiedzi uprzejmie przypomnij o ofertach, pokaż wiadomość.” W następny czwartek w briefingu jest: „Oferta Müller bez odpowiedzi, przypomnienie przygotowane.” Szef czyta, zmienia jedno zdanie, akceptuje. Pani Müller odpowiada tego samego dnia: zlecenie.

Październik: zlecenie, faktura, płatność

„Müller się zgodzili, start 6 października.” NEVYLO zamienia ofertę w zlecenie, blokuje trzy tygodnie w kalendarzu, tworzy fakturę zaliczkową (reguła: 30 % przy zleceniu) i po zatwierdzeniu wysyła ją z linkiem do płatności. Po odbiorze: „Faktura końcowa Müller, jak w ofercie, dodatkowo gniazdko 180 netto.” Faktura, VAT, PDF, zatwierdzenie, wysłane.

Wpływ płatności NEVYLO rejestruje automatycznie przez link do płatności albo mówisz „Müller przelali”. Jeśli płatność nie przychodzi, po terminie płatności faktura pojawia się w briefingu, a przypomnienie czeka na zatwierdzenie, bo wychodzi na zewnątrz.

Czego tu nie było

Nikt nie przepisywał adresu. Nikt nie kopiował oferty w Wordzie ze starej. Nikt nie zapomniał przypomnieć. I nic, co dotyczy pieniędzy, nie wyszło na zewnątrz bez szefa. Sześć przejść, jeden czat, wszystko w Audit-Log, a doradczyni podatkowa dostaje na koniec miesiąca czyste dane. Pod kątem podatkowym i tak musi je sprawdzić. NEVYLO nie jest doradztwem podatkowym.