Od upita do ponude u jednom chatu

Najskuplji trenutak u svakodnevici tvrtke nije sam posao, nego prijelazi: od upita do odgovora, od termina do ponude, od posla do računa. Na svakom se prijelazu nešto pretipkava, zaboravlja, odgađa. Ovaj vodič prolazi kroz tipičan slučaj (instalater, obnova kupaonice) i pokazuje što se događa na svakom prijelazu.

Ponedjeljak, 09:12: upit

Preko obrasca na web-stranici: „Pozdrav, željeli bismo obnoviti kupaonicu, oko 8 m², tuš u razini poda, može li termin za razgledavanje? Obitelj Müller, Graz.“ NEVYLO otvori kontakt (provjera duplikata: nema), prepozna kategoriju „Upit: obnova kupaonice“ i napiše nacrt odgovora u tonu tvrtke s dva prijedloga termina iz kalendara.

Slanje je srednji rizik. Tvrtka ima pravilo „Odgovori na standardne upite s prijedlogom termina automatski“, pa odgovor izlazi u 09:14. Bez tog pravila stajao bi u brifingu na odobrenju.

Utorak: termin

Frau Müller e-poštom potvrđuje četvrtak. NEVYLO upisuje termin, potvrđuje klijentici i postavlja podsjetnik za srijedu navečer, za obje strane. U kontaktu sada stoji: upit, odgovor, termin.

Četvrtak, 17:40: ponuda iz auta

Nakon obilaska jedna rečenica u chatu: „Ponuda za Müller, obnova kupaonice po dogovoru, tuš bez praga, pločice prema uzorku, standardni sanitarni paket, 12.400 neto, početak u listopadu, tri tjedna.“

NEVYLO izradi ponudu iz kataloga usluga tvrtke: stavke, jedinice, porezna stopa iz profila, uvjeti plaćanja iz predložaka, adresa iz kontakta. Gdje nešto nedostaje, pita: „Paket pločica ‚uzorak‘ nije u katalogu. Da ga dodam kao stavku od 2.100 €, kao u zadnjoj sličnoj ponudi?“ Dovoljno je „Da“.

12.400 € je iznad praga od 5.000 €: visok rizik, uvijek odobrenje. Kartica odobrenja pokazuje: Što (ponuda AN-2026-0142 za Familie Müller), Zašto (tvoj zahtjev od danas u 17:40), Gdje (e-pošta), Podaci (kontakt, stavke, zbroj), Troškovi (nema), Poništavanje (ponuda se može stornirati, poslana e-pošta ne), Tko (vlasnik). Jedan dodir u autu i ponuda je kod klijenta.

Tjedan poslije: podsjetiti bez neugode

Pravilo u tvrtki: „Na ponude bez odgovora nakon 7 dana ljubazno podsjeti, poruku mi pokaži.“ Sljedeći četvrtak u brifingu piše: „Ponuda Müller bez odgovora, poruka s podsjetnikom pripremljena.“ Šef pročita, promijeni jednu rečenicu, odobri. Gospođa Müller odgovori istog dana: narudžba.

Listopad: narudžba, račun, plaćanje

„Müller je prihvatila, početak 6. listopada.“ NEVYLO pretvori ponudu u narudžbu, blokira tri tjedna u kalendaru, izradi račun za predujam (pravilo: 30 % pri narudžbi) i nakon odobrenja ga pošalje s linkom za plaćanje. Nakon primopredaje: „Završni račun Müller, kao ponuda, dodatni rad utičnica 180 neto.“ Račun, PDV, PDF, odobrenje, poslano.

Uplatu NEVYLO bilježi automatski preko linka za plaćanje ili ti kažeš „Müller je uplatila“. Ako uplate nema, račun se nakon roka plaćanja pojavi u brifingu, a podsjetnik čeka odobrenje jer ide prema van.

Što se ovdje nije dogodilo

Nitko nije prepisivao adresu. Nitko nije kopirao ponudu u Wordu iz stare. Nitko nije zaboravio podsjetiti. I ništa što se tiče novca nije izašlo van bez šefa. Šest prijelaza, jedan chat, sve u Audit-Logu, a porezna savjetnica na kraju mjeseca dobiva uredne podatke. Porezno ih ipak mora provjeriti ona; NEVYLO nije porezni savjetnik.