Від запиту до пропозиції в одному чаті

Найдорожчий момент у буднях бізнесу не сама робота, а переходи: від запиту до відповіді, від запису до пропозиції, від замовлення до рахунку. На кожному переході щось передруковують, забувають, відкладають. Цей порадник проходить типовий випадок (сантехнік, ремонт ванної) і показує, що відбувається на кожному переході.

Понеділок, 09:12: запит

Через форму на сайті: «Добрий день, ми хочемо відремонтувати ванну, близько 8 м², душ на рівні підлоги, можна записатися на огляд? Родина Мюллер, Грац.» NEVYLO створює контакт (перевірка на дублікати: немає), розпізнає категорію «Запит: ремонт ванної» і готує відповідь у тоні бізнесу з двома варіантами запису з календаря.

Надсилання має середній ризик. У бізнесі є правило «Відповіді на стандартні запити з варіантом запису автоматично», тож відповідь іде о 09:14. Без цього правила вона чекала б у брифінгу на погодження.

Вівторок: запис

Пані Мюллер підтверджує четвер листом. NEVYLO вносить запис, підтверджує клієнтці й створює нагадування на вечір середи, для обох сторін. У контакті тепер: запит, відповідь, запис.

Четвер, 17:40: пропозиція з машини

Після огляду речення в чаті: «Пропозиція Мюллер, ремонт ванної, як домовлялись, душ врівень із підлогою, плитка за зразком, сантехніка стандарт, дванадцять тисяч чотириста нетто, старт у жовтні, три тижні.»

NEVYLO створює пропозицію з каталогу послуг бізнесу: позиції, одиниці, ставка ПДВ з профілю, умови оплати з шаблонів, адреса з контакту. Де чогось бракує, він перепитує: «Пакета плитки „Зразок“ немає в каталозі. Створити його як позицію на 2.100 €, як в останній схожій пропозиції?» Достатньо відповісти «Так».

12 400 € понад поріг у 5 000 €: високий ризик, завжди погодження. Картка погодження показує: Що (пропозиція AN-2026-0142 для родини Мюллер), Чому (твоє доручення сьогодні о 17:40), Де (пошта), Дані (контакт, позиції, сума), Витрати (немає), Скасування (пропозицію можна анулювати, надісланий лист ні), Хто (власник). Один дотик в авто, і пропозиція в клієнта.

Тиждень потому: нагадати без незручності

Правило в бізнесі: «Якщо на пропозицію 7 днів немає відповіді, привітно нагадати, показати повідомлення.» Наступного четверга в брифінгу: «Пропозиція Мюллер без відповіді, нагадування підготовлено.» Шеф читає, змінює одне речення, погоджує. Пані Мюллер відповідає того ж дня: замовлення.

Жовтень: замовлення, рахунок, оплата

«Мюллер погодилися, старт 6 жовтня.» NEVYLO перетворює пропозицію на замовлення, блокує три тижні в календарі, створює рахунок на аванс (правило: 30 % при замовленні) і після погодження надсилає його з посиланням на оплату. Після здачі робіт: «Підсумковий рахунок Мюллер, як у пропозиції, додаткова робота розетка 180 без ПДВ.» Рахунок, ПДВ, PDF, погодження, надіслано.

Надходження оплати NEVYLO фіксує автоматично через посилання на оплату, або ти кажеш «Мюллер переказали». Якщо оплати немає, після строку оплати рахунок з'являється в брифінгу, а нагадування чекає на погодження, бо воно йде назовні.

Чого тут не сталося

Ніхто не передруковував адресу. Ніхто не копіював пропозицію у Word зі старої. Ніхто не забув нагадати. І нічого, що стосується грошей, не пішло назовні без шефа. Шість переходів, один чат, усе в Audit-Log, а податкова консультантка наприкінці місяця отримує акуратні дані. Перевірити їх з погляду податків вона все одно мусить; NEVYLO не є податковим консультантом.