De la cerere la ofertă într-un singur chat

Cel mai scump moment din viața unei firme nu e munca, ci trecerile: de la cerere la răspuns, de la programare la ofertă, de la comandă la factură. La fiecare trecere se retastează, se uită, se amână. Ghidul ia un caz tipic (un instalator, o baie renovată) și arată ce se întâmplă la fiecare trecere.

Luni, 09:12: cererea

Prin formularul de pe site-ul web: „Bună ziua, vrem să renovăm baia, cam 8 m², duș la nivelul pardoselii, programare pentru o vizionare? Familia Müller, Graz.” NEVYLO creează contactul (verificare de dubluri: niciunul), recunoaște categoria „Cerere: renovare baie” și redactează un răspuns în tonul firmei cu două propuneri de programare din calendar.

Trimiterea are risc mediu. Firma are regula „Răspunsuri la cereri standard cu propunere de programare automat”, așa că răspunsul pleacă la 09:14. Fără regulă, ar sta în Briefing pentru aprobare.

Marți: programarea

Doamna Müller confirmă joia pe e-mail. NEVYLO trece programarea, confirmă clientei și pune un memento miercuri seara, pentru ambele părți. În contact scrie acum: cerere, răspuns, programare.

Joi, 17:40: oferta din mașină

După vizionare, în chat: „Ofertă Müller, baie cum am vorbit, duș la nivel, faianță după mostră, sanitare standard, douăsprezece mii patru sute net, start octombrie, trei săptămâni.”

NEVYLO creează oferta din catalogul de servicii al firmei: poziții, unități, cota de TVA din profil, condiții de plată din șabloane, adresa din contact. Unde lipsește ceva, întreabă: „Pachetul de faianță «Mostră» nu e în catalog. Să-l adaug ca poziție cu 2.100 €, ca în ultima ofertă asemănătoare?” Un „Da” e suficient.

12.400 € e peste pragul de 5.000 €: risc ridicat, mereu aprobare. Cardul de aprobare arată: Ce (oferta AN-2026-0142 către familia Müller), De ce (cererea ta de azi, 17:40), Unde (e-mail), Date (contact, poziții, total), Costuri (niciunul), Anulare (oferta se poate anula, e-mailul trimis nu), Cine (proprietarul). O atingere în mașină, și oferta e la client.

Săptămâna următoare: revii fără jenă

Regula firmei: „După 7 zile fără răspuns la oferte, revino prietenos, arată-mi mesajul.” Joia următoare, în Briefing apare: „Oferta Müller fără răspuns, mesaj de revenire pregătit.” Șeful citește, schimbă o propoziție, aprobă. Doamna Müller răspunde în aceeași zi: comandă.

Octombrie: comandă, factură, plată

„Müller a acceptat, începem pe 6 octombrie.” NEVYLO transformă oferta în comandă, blochează trei săptămâni în calendar, creează factura de avans (regulă: 30 % la comandă) și o trimite după aprobare cu link de plată. După predare: „Factura finală Müller, ca în ofertă, lucrare suplimentară priză 180 net.” Factură, TVA, PDF, aprobare, trimisă.

Încasarea o înregistrează NEVYLO automat prin linkul de plată sau spui tu „Müller a plătit prin transfer”. Dacă plata nu vine, factura apare după termenul de plată în Briefing, iar reamintirea așteaptă aprobare, pentru că iese în exterior.

Ce nu s-a întâmplat aici

Nimeni n-a retastat o adresă. Nimeni n-a copiat o ofertă în Word dintr-una veche. Nimeni n-a uitat să revină. Și nimic legat de bani n-a ieșit în exterior fără șef. Șase treceri, un chat, totul în Audit-Log, iar consultanta fiscală primește la sfârșit de lună date curate. Verificarea fiscală tot ea trebuie s-o facă; NEVYLO nu e consultanță fiscală.