A megkereséstől az ajánlatig egy chatben

Egy vállalkozás napjaiban nem maga a munka a legdrágább, hanem az átmenetek: a megkereséstől a válaszig, az időponttól az ajánlatig, a megbízástól a számláig. Minden átmenetnél begépelnek, elfelejtenek, halasztanak valamit. Ez az útmutató egy tipikus esetet követ (vízszerelő, fürdőfelújítás), és megmutatja, mi történik minden átmenetnél.

Hétfő, 09:12: a megkeresés

A weboldal űrlapján keresztül: „Szia, szeretnénk felújítani a fürdőszobánkat, kb. 8 m², szintbe süllyesztett zuhany, lehetne időpont egy helyszíni megtekintésre? Müller család, Graz.” A NEVYLO létrehozza a kapcsolatot (duplikátumellenőrzés: nincs), felismeri a „Megkeresés: fürdőszobafelújítás” kategóriát, és a vállalkozás hangnemében választ fogalmaz két időpontjavaslattal a naptárból.

A küldés közepes kockázat. A vállalkozásnak van egy szabálya: „Általános megkeresésekre adott válaszok időpontjavaslattal automatikusan”, így a válasz 09:14-kor kimegy. A szabály nélkül a briefingben várna jóváhagyásra.

Kedd: az időpont

Müller asszony e-mailben megerősíti a csütörtököt. A NEVYLO beírja az időpontot, visszaigazol az ügyfélnek, és szerda estére emlékeztetőt állít mindkét félnek. A kapcsolatnál most ez áll: megkeresés, válasz, időpont.

Csütörtök, 17:40: az ajánlat az autóból

A felmérés után egy mondat a chatben: „Ajánlat Müllernek, fürdőfelújítás a megbeszéltek szerint, szintbe épített zuhany, csempe a minta szerint, szaniter alapcsomag, tizenkétezer-négyszáz nettó, kezdés októberben, három hét.”

A NEVYLO a vállalkozás szolgáltatáskatalógusából állítja össze az ajánlatot: tételek, egységek, adókulcs a profilból, fizetési feltételek a sablonokból, cím a kapcsolatból. Ahol valami hiányzik, visszakérdez: „A ‚Minta’ csempecsomag nincs a katalógusban. Felvegyem 2.100 €-s tételként, mint a legutóbbi hasonló ajánlatban?” Egy „Igen” elég.

A 12 400 € az 5000 €-s küszöb felett van: magas kockázat, mindig jóváhagyás. A jóváhagyási kártya mutatja: Mit (AN-2026-0142 ajánlat a Müller családnak), Miért (mai megbízásod, 17:40), Hol (e-mail), Adatok (kapcsolat, tételek, összeg), Költség (nincs), Visszavonás (az ajánlat sztornózható, az elküldött e-mail nem), Ki (tulajdonos). Egy koppintás az autóban, és az ajánlat az ügyfélnél van.

A következő hét: utánkövetés kínos pillanatok nélkül

A vállalkozás szabálya: „Az ajánlatokat 7 nap válasz nélkül barátságosan kövesd fel, az üzenetet mutasd meg.” A következő csütörtökön a briefingben ez áll: „Ajánlat Müller megválaszolatlan, utánkövető üzenet előkészítve.” A főnök elolvassa, módosít egy mondatot, jóváhagyja. Müllerné még aznap válaszol: megrendelés.

Október: megrendelés, számla, fizetés

„Müllerék igent mondtak, kezdés október 6.” A NEVYLO megrendeléssé alakítja az ajánlatot, három hetet lefoglal a naptárban, létrehozza az előlegszámlát (szabály: 30% a megrendeléskor), és jóváhagyás után fizetési linkkel elküldi. Az átadás után: „Végszámla Müller, az ajánlat szerint, többletmunka konnektor 180 nettó.” Számla, áfa, PDF, jóváhagyás, elküldve.

A befizetést a NEVYLO a fizetési linken keresztül automatikusan rögzíti, vagy te mondod: „Müllerék átutalták.” Ha elmarad, a számla a fizetési határidő után megjelenik a briefingben, az emlékeztető pedig jóváhagyásra vár, mert kifelé megy.

Ami itt nem történt meg

Senki sem gépelt be címet. Senki sem másolt át egy ajánlatot Wordben egy régiből. Senki sem felejtett el utánkövetni. És semmi sem ment ki a főnök nélkül, ami pénzt érint. Hat átmenet, egy chat, minden az auditnaplóban, és a könyvelő hónap végén tiszta adatokat kap. Adózási szempontból attól még neki kell ellenőriznie; a NEVYLO nem adótanácsadás.