Freigaberegeln für dein Team

Die häufigste Sorge vor einem Assistenten, der Dinge tut, ist berechtigt: „Und wenn er etwas Falsches an einen Kunden schickt?“ Die Antwort ist nicht „Vertrau uns“, sondern ein Regelwerk, das du selbst festlegst und das NEVYLO nicht umgehen kann. Dieser Ratgeber zeigt, wie ein solches Regelwerk für einen kleinen Betrieb aussieht.

Die drei Risikoklassen als Grundlage

Jede Aktion in NEVYLO hat eine Risikoklasse. Niedrig: intern und umkehrbar (Entwurf, Notiz, interne Terminverschiebung). Mittel: wirkt nach außen oder ist nur mit Aufwand umkehrbar (E-Mail an Kunden, Beitrag (bald) veröffentlichen, Google-Profil (bald) ändern). Hoch: Geld, Löschen, große Beträge (Angebot über Schwelle, Mahnung, Datenlöschung, Zahlung).

Die Klasse ist Teil der Aktion, nicht Meinung des Modells. Eine E-Mail zu senden ist immer mindestens mittel, egal wie harmlos sie klingt, weil sie nicht rückgängig zu machen ist.

Regel 1: Hohes Risiko bleibt beim Menschen

Das ist keine Einstellung, sondern eine Grenze des Systems: Hohes Risiko braucht in jedem Paket eine Freigabe durch eine Person mit der entsprechenden Rolle. Du legst nur fest, wer das darf (Inhaber allein oder auch die Büroleitung) und wo die Betragsschwelle liegt. 5.000 € ist ein guter Startwert für Handwerksbetriebe; Kanzleien setzen sie oft tiefer.

Regel 2: Mittleres Risiko nach Kategorie

Hier lohnt sich Differenzierung statt Pauschale. Bewährt hat sich: Terminbestätigungen und -erinnerungen automatisch (der Kunde hat den Termin selbst gebucht). Antworten auf Standardanfragen (Öffnungszeiten, Preise aus dem Profil) automatisch. Angebote, Beschwerden, alles mit individuellem Preis: Vorschau. Beiträge (bald) ohne Preisangabe automatisch, mit Aktion oder Preis: Vorschau. Google-Profilabgleich (bald) automatisch, wenn er aus dem Unternehmensprofil kommt.

In Starter ist all das Vorschau; ab Growth kannst du diese Regeln setzen, Pro lässt auch komplexere mittlere Aktionen nach Regeln laufen.

Regel 3: Rollen klar trennen

Inhaber: alles. Admin/Büroleitung: Freigaben für mittleres Risiko und Angebote unter Schwelle. Mitarbeiter: eigene Termine und Aufgaben, Entwürfe, keine Freigaben nach außen. Agentur (Enterprise): Marketing-Freigaben, keine Finanzen. Support: nur mit begründeter, protokollierter Impersonation.

Jede Freigabe steht mit Namen im Audit-Log. Das ist nicht Kontrolle über Mitarbeiter, sondern Schutz für sie: Wer freigegeben hat, hat die Freigabekarte gesehen: Was, Warum, Wo, Daten, Kosten, Rückgängig, Wer.

Regel 4: Kategorien, die nie automatisch laufen

Manche Betriebe brauchen harte Ausnahmen. Kanzleien: keine rechtliche Aussage automatisch, auch nicht in einer freundlichen Antwortmail. Praxen: keine medizinische Auskunft automatisch. Alle: keine Antwort auf Beschwerden ohne Vorschau. Diese Ausnahmen legst du als Regel an. NEVYLO erkennt die Kategorie und bleibt stehen.

Regeln pflegen, nicht nur setzen

Starte enger, als du glaubst, und lockere nach vier Wochen anhand des Audit-Logs: Welche Freigaben hast du hundertmal ohne Änderung erteilt? Die können automatisch laufen. Welche hast du oft geändert? Die bleiben Vorschau. So wächst die Autonomie mit dem Vertrauen, und nicht umgekehrt.

Und der Kill-Switch bleibt: „Stopp alles“ hält jede laufende Aufgabe und jede Automation sofort an.